一、建立和保持记录

在ISO9001体系4.2.1中已列出了标准要求建立和保持的22种记录，这些记录是证实质量十大污的软件体系符合标准要求并有效运行的必要证据。对这些记录应实施规范化十大污的软件，务必保证标准要求的记录齐全，特别是关键记录齐全。为此，对每种记录应设计适当的表式和栏目，确保所提供的信息是充分的。同时，还应保证记录的真实和有效。

在审核中经常发现一些企业在运行时并未留下当时的记录，会有三种情况：

（1）记录是写“回忆录”，运行时不及时填写，等到做完后一口气写完。

（2）记录写“预测”，产品还没开始做，记录就全部写好。

（3）根本就不填写记录，在审核前为了应付检查而补记录。

因为这三种情况填写的记录是不真实的、非增值的，故补记录的做法是一种“自欺欺人”的行为。它不仅付出了无谓的劳动，还在组织内形成弄虚作假的风气，必将损害质量十大污的软件体系。事实上，发现体系运行中的问题是好事，只要从发现之时认真改正就可以符合标准要求。

二、记录应清晰，易识别和检索

记录要真实、准确、清晰和易于辩认。记录应保持清晰，是指内容齐全、字迹清楚。凡栏目空白，填写错误，涂改，签名不全，未填定年、月、日或字迹不清的不符合要求。记录不能随意涂改，即使有笔误需要更改时，也只能是划改并加盖责任者的印章，切勿涂改。

易识别和易检索是指记录应易于查找。应对质量记录进行适当的标识、收集、编目和归档，确保在需要时便于快速查阅。这就需要对每一个记录定分类号和流水号。分类号一般代表部门和记录类别；流水号为记录的顺序号，它可以表明记录的完善性，就像财务发票一样。由于一天之内可能有多个记录，故仅以日期作为记录的标识是不充分的，因其不具有唯一性。

三、编制记录控制程序

质量记录控制程序是标准规定的6个必备程序之一。记录的控制程序应确保对质量记录进行以下方面的有效控制：

（1）标识：可采用颜色（如不同用途的记录使用不同颜色的纸张）、编号（如分类号和流水号）等方式确保记录能易于识别。

（2）贮存：记录可通过适当的载体来保存，如使用纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体。应安排适宜的贮存环境，以防止质量记录的损坏或丢失。

（3）保护：包括对记录的防护和保管要求，目的在于保持记录的完好无损。对于贮存于电子媒体中的质量记录来说，应注意电子图像的退化速率。

（4）检索：包括对收集、编目、归档、查阅的要求，以实现易于快速查找的要求。

（5）保存期限：应根据产品特点、法规要求及合同要求来确定记录的保存期限。一般可根据产品的寿命周期或“三包”期限分别确定不同记录的保存期限。

（6）处置：包括记录最终如何销毁的要求。对超过保存期限的记录，应予以定期清理，统一销毁。

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